השוואת מחירי שירותי גניזה

הצורך לאחסן את המידע קיים אצל אינספור ארגונים, עסקים ומוסדות בישראל. הם מחפשים אחר שירותים שיאפשרו למידע להישמר בבטחה לפרקי זמן ארוכים, אבל עם אפשרות לגשת למידע או אפילו להוציא אותו כאשר הדבר נדרש.

לצד כל אלה אנחנו מעוניינים בשירותים שיגיעו עם תג מחיר אטרקטיבי, שלא יקשה על העסק בהתנהלות השוטפת שלו. כמו בתחומים רבים אחרים גם כאן השוואת מחירים בין מספר גורמים יכולה להוזיל את העלויות בצורה משמעותית.

לא על המחיר לבדו

עוד לפני שמתייחסים לעלות של שירותי גניזה, עליכם להבין שהם מכניסים אותנו לתחום רחב ועמוס באפשרויות. בלי קשר לשאלת המחיר צריך לבחון עד כמה השירותים המוצעים מתאימים ללקוח הזקוק להם.

בין הסוגיות שיש לברר לגביהן אפשר להזכיר את משך תקופת הגניזה, שמשפיע כמובן על המחיר. ככל שתקופת הגניזה ארוכה יותר כך המחיר הכולל צפוי לעלות, אבל יש אפשרות לקבלת הנחה יחסית על כל יום אחסון (כמו במקרה של רכישת פריטים בסיטונאות, אם תרצו).

חשוב לוודא שהחברה הרלוונטית מספקת את השירותים להם זקוקים, בין אם מבחינת הפריטים המאוחסנים ובין אם בכל הנוגע לשירותים הנוגעים אליהם: האופציה לקבל מידע על הפריטים, להוציא אותם מהארכיב (שאלת הזמינות מהותית כאן) ועוד.

כיוון שהגניזה הזולה ביותר לא שווה דבר כאשר החפצים המאוחסנים ניזוקים – עקב שריפה, גניבה וכן הלאה – חשוב לוודא שתנאי האחסנה הם מיטביים. אם המחיר הזול בא על חשבון התפשרות בשאלת האבטחה או ההגנה על הפריטים, ממש לא כדאי לפנות לאותה חברה.

על החשיבות של השוואת מחירים

בהנחה שיהיה צורך לקבל גישה לפריטים המאוחסנים מדי פעם, אנחנו ממליצים לברר על המיקום של שירותי הגניזה כאשר אתם מתחילים בתהליך השוואת המחירים. רצוי לבדוק מהם התנאים המוצעים ולקבל הצעת מחיר ממספר מקומות לפחות הנמצאים באזור המבוקש.

האינטרנט יכול להיות יופי של כלי ראשוני לביצוע הבדיקות המקדימות, עם הצגת השחקנים הפועלים בשדה המשחק בכל אזור גיאוגרפי. לאחר שאתם מסמנים מספר חברות פוטנציאליות, אפשר להיכנס בעובי הקורה, ליצור קשר עם כל אחת מהן ולקבל הצעת מחיר.

כאן כבר אתם צפויים לגלות טווח של מחירים, שיכול להיות רחב. תחום הגניזה בישראל אינו כולל מספר אינסופי של חברות כמו חלק מהתחומים המקצועיים האחרים, אבל עדיין יש בו תחרותיות ורצון של החברות למשוך לקוחות – אחת הדרכים לעשות את זה היא באמצעות מחירים נוחים באופן יחסי של הגניזה. לכן מי שמשקיע את המאמצים הלא כל כך גדולים כיום בביצוע הבירורים יכול להוזיל את העלויות. באחסנה של פריטים מרובים או בפרקי זמן ארוכים, החיסכון עשוי להיות משמעותי מאד.

אפשרות המשא ומתן

ההשערה שלנו היא שבאמצעות בדיקה של המחירים בשלוש-ארבע חברות שיכולות להתאים לצרכים שלכם אתם צפויים להיתקל במחירים שונים של שירותי גניזה וארכיון. גם אם אנחנו לא ממליצים ללכת באופן מיידי על ההצעה הזולה ביותר (כפי שהסברנו מעלה), הידע הזה לגבי המחירים מציע עבורכם לא מעט כוח.

הנקודה הראשונה היא שבדרך זו תוכלו לדעת עד כמה הצעה שאתם מקבלים היא הגיונית ביחס למקובל בתחום. תחום הגניזה בפרט והארכיב בכלל אינו בהכרח ברור באופן מלא למי שלא בא מתוכו, כך שאסור לזלזל בידע שמקבלים תוך כדי.

נקודה חשובה נוספת היא שבאמצעות הכרת התחום אנחנו מקבלים כלי נוסף – כלי מיקוח. כשיודעים מה מציעות חברות אחרות ניתן לנהל משא ומתן מושכל יותר מול הגורם שרוצים לבחור בסופו של יום בשירותים שלו. לא מעט אנשים הצליחו להוזיל עבורם את העלויות בדרך זו.