הצורך לאחסן את המידע קיים אצל אינספור ארגונים, עסקים ומוסדות בישראל. הם מחפשים אחר שירותים שיאפשרו למידע להישמר בבטחה לפרקי זמן ארוכים, אבל עם אפשרות לגשת למידע או אפילו להוציא אותו כאשר הדבר נדרש.
לא על המחיר לבדו
עוד לפני שמתייחסים לעלות של שירותי גניזה, עליכם להבין שהם מכניסים אותנו לתחום רחב ועמוס באפשרויות. בלי קשר לשאלת המחיר צריך לבחון עד כמה השירותים המוצעים מתאימים ללקוח הזקוק להם.
חשוב לוודא שהחברה הרלוונטית מספקת את השירותים להם זקוקים, בין אם מבחינת הפריטים המאוחסנים ובין אם בכל הנוגע לשירותים הנוגעים אליהם: האופציה לקבל מידע על הפריטים, להוציא אותם מהארכיב (שאלת הזמינות מהותית כאן) ועוד.
על החשיבות של השוואת מחירים
בהנחה שיהיה צורך לקבל גישה לפריטים המאוחסנים מדי פעם, אנחנו ממליצים לברר על המיקום של שירותי הגניזה כאשר אתם מתחילים בתהליך השוואת המחירים. רצוי לבדוק מהם התנאים המוצעים ולקבל הצעת מחיר ממספר מקומות לפחות הנמצאים באזור המבוקש.
כאן כבר אתם צפויים לגלות טווח של מחירים, שיכול להיות רחב. תחום הגניזה בישראל אינו כולל מספר אינסופי של חברות כמו חלק מהתחומים המקצועיים האחרים, אבל עדיין יש בו תחרותיות ורצון של החברות למשוך לקוחות – אחת הדרכים לעשות את זה היא באמצעות מחירים נוחים באופן יחסי של הגניזה. לכן מי שמשקיע את המאמצים הלא כל כך גדולים כיום בביצוע הבירורים יכול להוזיל את העלויות. באחסנה של פריטים מרובים או בפרקי זמן ארוכים, החיסכון עשוי להיות משמעותי מאד.
אפשרות המשא ומתן
הנקודה הראשונה היא שבדרך זו תוכלו לדעת עד כמה הצעה שאתם מקבלים היא הגיונית ביחס למקובל בתחום. תחום הגניזה בפרט והארכיב בכלל אינו בהכרח ברור באופן מלא למי שלא בא מתוכו, כך שאסור לזלזל בידע שמקבלים תוך כדי.
נקודה חשובה נוספת היא שבאמצעות הכרת התחום אנחנו מקבלים כלי נוסף – כלי מיקוח. כשיודעים מה מציעות חברות אחרות ניתן לנהל משא ומתן מושכל יותר מול הגורם שרוצים לבחור בסופו של יום בשירותים שלו. לא מעט אנשים הצליחו להוזיל עבורם את העלויות בדרך זו.